Quais São as Normas Técnicas de Redação Oficial?

Estude aqui as normas técnicas de redação oficial e sinta-se preparado!

Quer saber quais são as normas técnicas de redação oficial? Então, em primeiro lugar, você precisa entender a diferença entre a redação e a redação oficial.

Isso mesmo! Apesar dos nomes semelhantes — que acaba causando certa confusão nos candidatos — elas não são iguais. Vamos conferir mais sobre o assunto e entender quais são essas normas?

A diferença entre redação e redação oficial

Ambas costumam ser cobradas em concursos. A redação consiste no processo de escrever um texto. No caso de concursos públicos, geralmente é exigida do candidato a elaboração de um texto argumentativo-dissertativo, em que ele exponha e defenda suas ideias.

Já a redação oficial é um conjunto de normas utilizadas pelo Poder Público para redigir seus documentos — tanto os internos quanto os externos —, de forma que a mensagem seja compreendida por todos os cidadãos. Essas normas podem ser encontradas em um documento, o Manual de Redação da Presidência da República.

O que esse Manual procura fazer é trazer para os documentos oficiais os princípios que regem a Administração Pública, contidos no artigo 37 da CRFB/1988. O próprio Manual destaca que “sendo a publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda Administração Pública, claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais”.

Quais são as normas técnicas de redação oficial?

Agora que entendeu o contexto dos termos, vamos à explicação das normas técnicas de redação oficial.

Princípios da redação oficial

São quatro os princípios que regem a comunicação oficial: impessoalidade, nível de linguagem, formalidade/padronização e concisão.

Na impessoalidade, como a comunicação tem que ser feita em nome do Poder Público, o texto não deve conter impressões individuais, tais como o uso da primeira pessoa e a adjetivação. Essa impessoalidade recai tanto sobre o que escreve quanto sobre quem recebe, mas também recai sobre o assunto.

O nível de linguagem a ser empregado no texto oficial decorre em parte da publicidade e em parte de sua finalidade. Para que a comunicação seja feita de forma eficiente, ou seja, sua mensagem atinja aos cidadãos, é preciso que o texto seja elaborado com clareza e objetividade.

Dessa forma, os documentos oficiais têm que ser gramaticalmente corretos, refletindo o padrão culto da língua portuguesa. A linguagem técnica e os jargões profissionais devem ser evitados, uma vez que limitam a compreensão do texto.

A formalidade traz, além da necessidade da correta utilização dos pronomes de tratamento, a polidez e a civilidade no enfoque dado ao assunto do documento. Já a padronização diz respeito a uniformidade das comunicações, tanto em seu texto quanto em sua apresentação (clareza datilográfica, uso de papéis uniformes e correta diagramação, por exemplo).

Por fim, a concisão traz a ideia de um “texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras”, atendendo ao princípio da economia linguística. Para que essa qualidade de texto seja alcançada, é necessário que se tenha conhecimento sobre o assunto a ser abordado e tempo para revisar o texto depois de terminado.

Pronomes de Tratamento

Os pronomes de tratamento são associados ao caráter formal da redação oficial. Em que pese a referência que fazem à segunda pessoa gramatical, sempre levam a concordância para a terceira pessoa.

As regras acerca dos pronomes de tratamento são as seguintes:

1ª) É de uso consagrado o “Vossa Excelência”, para as seguintes autoridades:

1. a) do Poder Executivo: Presidente da República; Vice-Presidente da República; Ministros de Estado; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais;
2. b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores; Ministros do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais;
3. c) do Poder Judiciário: Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juízes; Auditores da Justiça Militar.

2ª) O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é “Excelentíssimo Senhor”, seguido do cargo respectivo (“Excelentíssimo Senhor Presidente da República”, por exemplo). As demais autoridade serão tratadas com o vocativo “Senhor”, seguido do cargo respectivo.

3ª) “Vossa Senhoria” é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é “Senhor Fulano de Tal”.

4ª) A forma “Vossa Magnificência” é empregada tradicionalmente em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo “Magnífico Reitor”.

5ª) Os pronomes de tratamento para religiosos são:

1. “Vossa Santidade” é utilizado em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é “Santíssimo Padre”;
2. “Vossa Eminência” ou “Vossa Eminência Reverendíssima” é utilizado em comunicações aos Cardeais; Corresponde-lhe o vocativo “Eminentíssimo Senhor Cardeal” ou “Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal”;
3. “Vossa Excelência Reverendíssima” é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos;
4. “Vossa Reverendíssima” ou “Vossa Senhoria Reverendíssima” para Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos;
5. “Vossa Reverência” é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos.

Fechos para comunicações e Identificação do signatário

Com relação às as normas técnicas de redação oficial, o Manual de Redação da Presidência da República estabelece apenas dois tipos de fecho:

1. para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: “Respeitosamente, (…)”;
2. para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: “Atenciosamente, (…)”.

Quanto a identificação, as comunicações oficiais devem conter o nome e o cargo da autoridade que as expede abaixo do local da assinatura. A única autoridade que não se submete a essa regra é o Presidente da República.

Padrão Ofício

Há três tipos de documentos oficiais que são diferentes em sua finalidade, mas semelhantes em sua forma. Em razão disso e em busca de uma diagramação única, foi estabelecido o padrão ofício.

Os documentos que se submetem a esse padrão são o aviso, o memorando e o ofício. O aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado para autoridades de mesma hierarquia, com a finalidade de tratar de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si.

Já o memorando é uma forma de comunicação entre as unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar em um mesmo nível hierárquico ou não. É, portanto, eminentemente interna.

Por fim, o ofício tem a mesma finalidade do aviso, mas é expedido para e pelas demais autoridades.

O padrão ofício contém as seguintes partes:

1. tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede (“Mem. 123/2002-MF” ou “Of. 123/2002-MME”, por exemplo);
2. local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita;
3. assunto, ou seja, um resumo do teor do documento;
4. destinatário, ou seja, o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício, deve ser incluído também o endereço;
5. texto: o expediente deve conter introdução, desenvolvimento e conclusão, com parágrafos numerados, caso não estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos. Quando se tratar de mero encaminhamento de documentos, deverá conter apenas introdução e desenvolvimento;
6. fecho da comunicação;
7. assinatura do autor da comunicação;
8. identificação do signatário.

Quanto a diagramação, o padrão ofício segue as seguintes regras:

1. deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;
2. para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings;
3. é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;
4. os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser  impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);
5. o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda;
6. o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura;
7. o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;
8. deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco;
9. não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;
10. a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;
11. todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;
12. deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto;
13. dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos;
14. para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo (“Of. 123 – relatório produtividade ano 2002”, por exemplo).

Exposição de Motivos

A exposição de motivos é uma forma de comunicação realizada por Ministro(s) de Estado dirigida ao Presidente ou ao Vice-Presidente da República para informá-lo de um assunto, propor alguma medida ou submeter a sua consideração projeto de ato normativo.

Quando tiver caráter meramente informativo, a expedição de motivos segue a forma do padrão ofício. No entanto, se a intenção é propor medidas ou submeter projeto de ato normativo, segue-se o padrão ofício acrescido dos seguintes comentários:

1. na introdução: o problema que está a reclamar a adoção da medida ou do ato normativo proposto;
2. no desenvolvimento: o porquê de ser aquela medida ou aquele ato normativo o ideal para se solucionar o problema, e eventuais alternativas existentes para equacioná-lo;
3. na conclusão, novamente, qual medida deve ser tomada, ou qual ato normativo deve ser editado para solucionar o problema.

Além disso, deverá trazer em apenso o formulário de anexo à exposição de motivos, onde serão abordadas:

• a síntese do problema ou da situação que reclama providências;
• soluções e providências contidas no ato normativo ou na medida proposta;
• alternativas existentes às medidas propostas, custos, razões que justificam a urgência (no caso de o ato proposto ser medida provisória ou projeto de lei que deva tramitar em regime de urgência);
• impacto sobre o meio ambiente;
• síntese do parecer do órgão jurídico.

Mensagem

Trata-se de uma forma de comunicação entre os Chefes dos Poderes Públicos, tais como as enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública.

A sua forma segue as seguintes regras:

1. indicação do tipo de expediente e de seu número, horizontalmente, no início da margem esquerda: “Mensagem nº (…)”;
2. vocativo, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário, horizontalmente, no início da margem esquerda: “Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal”, por exemplo;
3. texto, iniciando a 2 cm do vocativo;
4. local e data, verticalmente a 2 cm do final do texto, e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita;
5. como os demais atos assinados pelo Presidente da República, não traz identificação de seu signatário.

Telegrama

É toda a comunicação oficial realizada por meio de telegrafia ou telex. Por ser uma forma custosa aos cofres públicos, deve se limitar às situações em que não é possível realizar a comunicação por fax ou por correio eletrônico.

Não há nessa modalidade uma forma padrão, devendo seguir o formulário disponível nas agências dos Correios ou em seu site na internet.

Fax

Esta forma de comunicação é utilizada para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos quando não houver a possibilidade de utilização de correio eletrônico.

Os documentos enviados por meio de fax seguem seus próprios padrões, devendo ser enviado antes deles um formulário contendo dados de identificação, como, por exemplo, órgão expedidor, destinatário, número do fax de destino, data, remetente, telefone, número de páginas a serem enviadas e número do documento.

Correio Eletrônico

O correio eletrônico ou e-mail tornou-se, em razão de seu baixo custo e celeridade, a principal forma de comunicação com a finalidade de compartilhar documentos. Em razão de sua flexibilidade, não possui uma forma rígida. No entanto, deve-se manter o nível de linguagem dos documentos que possuem um padrão.

O campo assunto deve sempre ser preenchido, de forma a facilitar a organização tanto de quem envia quanto de quem recebe o e-mail. Além disso, o corpo da mensagem que envia o documento deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo.

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